Conservazione Digitale

Caratteristiche del servizio

Il servizio di Conservazione Digitale garantisce la tutela e l’integrità dei documenti digitali nel tempo, in linea con quanto previsto dall’articolo 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle più recenti Linee Guida del 1° gennaio 2022 in tema formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il pacchetto base a canone annuale include:

• 1 utente + 2 utenti aggiuntivi
• 1 archivio/P.IVA dedicato
• 1 GB di spazio di storage non condiviso
• 2 classi documentali
• Pannello Web.

Consente la gestione di un singolo archivio documentale associato a una singola partita IVA. La conservazione dei documenti può essere gestita in autonomia, in modo semplice e intuitivo attraverso il Pannello di gestione. È ideale per liberi professionisti, piccole imprese e organizzazioni non complesse.
Vi sono poi dei pacchetti di espansione acquistabili separatamente per l’aumento dello spazio storage, per ulteriori utenti aggiuntivi, e per l’aggiunta di classi documentali.

La Normativa di Riferimento

La Conservazione Digitale non è solo una buona pratica, ma un obbligo stabilito da diverse norme, tra cui:

• il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD),
• il DPR 445/2000,
• le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Queste disposizioni stabiliscono come devono essere gestiti e conservati i documenti digitali affinché mantengano piena validità giuridica nel tempo.

Codice dell’Amministrazione Digitale

Art. 43 – Conservazione ed esibizione dei documenti

1. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.

1-bis. Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell’invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

Art. 44 – Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all’articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.

1-bis. Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.

1-ter. In tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema
di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.

1-quater. Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d’intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all’articolo 34, comma 1-bis.